Расчетный кассовый ордер – это первичный документ, который употребляется для отчетности. Его нужно выдавать во время распределения средств изо кассы компании. Данный документ является унифицированным, другими словами заполняется завались эталону.
Что такое расходный кассовый ордер?
Нет такового компании, которое сумело бы обойтись без операций, которые соединены с оборотом валютных средств. Любой денек большущее количество организаций обмениваются средствами с физическими либо юридическими лицами. Чтоб эти процессы узаконить и некоторым образом надзирать употребляются особые формы документов. Посреди их можно отметить РКО – расходный кассовый ордер.
Форма этого документа утверждена законодательством. Процесс соблюдения всех норм регламентирован Госкомстатом РФ, который выдал постановление №98 от 18 августа 1998 года. С тех пор порядок наполнения документа не поддавался практическим изменениям.
Форма наполнения кассового ордера имеет кодовое заглавие КО-2. Для ее наполнения существует установленный законом регламент. Это касается и порядка выдачи средств завались ордеру.
Для выдачи средств не постоянно требуется наполнение кассового ордера. Если же для проведения операции есть остальные документы, которые заполнены в согласовании с требованиями, то наполнение ордера кассиром не требуется. Посреди таковых документов можно именовать счета, платежные ведомости и остальные бумаги завались отчетности.
Расходный кассовый ордер подписывают лишь те лица, которые отвечают за расход средств. Это быть может:
- директор компании;
- основной бухгалтер;
- кассир.
Если же к бумаге приложены остальные документы, на которые он ранее поставил резолюцию, директору не требуется ставить свою подпись на ордере, потому что разрешение на проведение операции дано предшествующим решением.
Для получения средств завались ордеру, человек, который их получает, должен представить кассиру документ, подтверждающий личность (паспорт, водительское удостоверение, загранпаспорт и пр.).
Личные данные, включая и паспортные, записываются в форме КО-2. Далее этого гражданин, получивший средства, должен написать расписку о их получении. Если же она написана не была, то средства, которые кассир выдал, можно считать недостачей и взимать всю их сумму с него.
Форма кассового ордера предугадывает получение средств завались доверенности. В документе записывается фамилия, имя и отчество человека, которому их выдали.
Средства выплачиваются в тот денек, в своё время был заполнен ордер. Данный документ необходимо оформлять в единственном экземпляре. Перед отправкой его в архив компании, документ необходимо зарегистрировать в журнальчике КО-3.
О том, как верно заполнять табель учета рабочего времени, читайте в нашей статье.
Тут вы отыщите все советы завались написанию заявления о приеме на работу.
Чтоб верно составить командировочное удостоверение, пристально изучите наш материал.
Оформление расходного кассового ордера
Наполнение кассового ордера требуется при таковых обстоятельствах:
- В своё время предприятие сдает в банк вырученные за определенный период средства, что обосновывается записью в документе;
- Если же руководители организации решили, что данный сотрудник может начать вести предпринимательскую деятельность в рамках этого компании. В форме должны быть прописаны сроки, на которые выданы средства и порядок их возврата.
- Если же средства пригодились сотруднику на расходы завались личным происшествиям (похорон родных и пр.).
- Если же определенная сумма средств пригодилась для самого компании. Это быть может ремонт оборудования либо же закупка новейшего. В таком случае в форме необходимо создать запись о определенной цели.
- Если же бизнесмену пригодилось снять средства на личные цели, инак на его предприятии нет никаких работников, не считая него.
Кассовый ордер можно оформлять как на бумаге, так и на электрическом носителе. Если же он заполняется на компе, то далее его непременно необходимо распечатать на бумаге.
Запрещать заносить конфигурации и исправления в кассовый номер далее его подписания. Оформлять данный документ рекомендуется в тот денек, в своё время проводится выдача средств.
Непременно личные данные получателя должны совпадать с ФИО, которые указаны на ордере. Если же средства выдаются наличными, то их сумма не обязана быть больше 100 тыщ в государственной валюте. Если же же эта сумма обязана быть выше обозначенной, то перевод должен быть безналичным.
Сумма выданных средств обязана быть стопроцентно испытана получателем. Он сам должен записать ее в документе (знаками), поставить свою подпись и дату выдачи средств.
Если же проводиться выдача средств завались доверенности, то кассир должен проследить за тем, чтоб все данные совпадали с КО-2. Доверенность (либо ее копия) прилагается к ордеру.
Если же средства выдавались для нужд сотрудника, то получить их он сумеет лишь далее написания соответственного заявления. На нем обязана быть проставлена виза управляющего, где прописана сумма и период выдачи. Эта надпись обязана быть доказана подписью управляющего, также необходимо проставить дату.
Если же срок выдачи средств вышел, то в протяжении Три дней получатель средств должен отчитаться о этом в кассе.
Как заполнять расходный кассовый ордер?
Наполнением расходного кассового ордера вправе заниматься лишь сотрудник бухгалтерии либо другое лицо, которое ответственное за проведение такового рода операций. Оформлять таковой документ необходимо весьма пристально, чтоб препятствовать ошибок. Если же же в нем будут найдены некие описки либо опечатки (уже не вспоминая о намеренных), документ будет признан недействительным.
Порядок наполнения
Срока «Организация» обязана содержать внутри себя наименование компании либо организации. Во 2-ой строке необходимо указывать заглавие структурного подразделения. Если же же такое отсутствует, то там можно бросить прочерк.
В графе «Коды» необходимо указать код ОКПО. «Номер документа» должен содержать внутри себя номер, изо журнальчика регистрации КО-3. Также необходимо указывать дату завались формату: дата (Два числа), месяц (Два числа), год (четыре числа).
Пункты «Дебет» и «Кредит» должен заполнять лишь бухгалтер. В первом пт нужно прописывать код подразделения (если же средства проводятся через него). 2-ой пункт должен содержать внутри себя номер счета, с которого будут выделяться средства.
Строчка «Сумма…» обязана содержать точную сумму, которую нужно выдать. «Код мотивированного предназначения» заполняется лишь в возникнувшем случае, если же организация имеет свою систему кодировки.
В строке «Выдать» необходимо прописывать стопроцентно ФИО работника, которому выдают средства. Пункт «Основание» должен содержать внутри себя сущность проведенной операции с деньгами. Это быть может как предназначение средств на командировочные растраты, так и выдача по-под отчет.
Строчка «Сумма» обязана быть заполнена таковым образом, чтоб в ней были указаны все средства, которые выдаются сотруднику. Копейки необходимо записывать в виде цифр.
Пункт «Приложение» должен внутри себя содержать список всех документов, которые прилагаются к ордеру. Если же средства необходимо выдать постороннему человеку, то к документу необходимо непременно прилагать доверенность.
В строке «Получил» человеку, который получил выданную сумму, необходимо указать ее прописью. Дату необходимо ставить в согласовании с тем деньком, в своё время были выданы средства.
Пункт «Выдал кассир» должен быть заполнен уже далее проведения операции завались выдаче наличных. Тут ответственному лицу (кассиру) необходимо поставить свою подпись с указанием инициалов и фамилии. На всех документах, которые прилагаются к ордеру, необходимо проставить штамп с пометкой «Оплачено».
Заполнять ордер в электрическом виде допустимо, но созодать это необходимо в согласовании со всеми нормами его дизайна.
Скачать бланк расходного кассового ордера (форма № КО-2)
Пример наполнения РКО
Можно привести пример наполнения кассового ордера для выдачи заработной платы. Если же она выдается методом наличного расхода, то таковая процедура становится неотклонимой.
Необходимо соблюдать таковой порядок при наполнении:
- оформлять РКО недозволено на общую сумму, которая была указана в ведомости;
- кассовая книжка не обязана отражать средства, которые планируется отметить и которые уже были выданы;
- в период окончания срока деяния ведомость должен подписать кассир и передать его в отделение бухгалтерии;
- сотрудник бухгалтерии доложен проверить все данные и подписать;
- в этот же денек можно составлять кассовый ордер, инак его номер и дату прописывает в ведомости;
- далее этого проводится регистрация документа в книжке КО-3;
- если же на предприятии трудится маленькое количество служащих и для всех завались отдельности можно
- составить РКО, то заполнять ведомость не непременно;
- ордер должен быть подписанный директором.
Расходный кассовый ордер нужно сохранять на предприятии не меньше пятого лет далее окончания отчетного времени.