Учреждения имеют полное право выдавать подотчет денежные средства. Которые расходуются на разные нужды, такие как: командировочные, закупка разных материалов и остальные валютные издержки компании.
Подотчетное лицо
Сотрудник компании либо ее филиала, который получает определенную финансовую сумму авансом на будущие расходы, именуется подотчетным лицом.
Список таковых лиц определяется и утверждается главой компании. Который издает приказ навалом предприятию, где верно указаны фамилии, имена и отчества назначенных подотчетных лиц. Порядок предоставления подотчетных валютных сумм регламентируются «Правилами ведения кассовых операций» и иными документальными актами.
Передача средств подотчетному лицу
Последующий задаток может выдаваться лишь только далее предоставления полного отчета навалом предшествующему авансу. Размер выделяемых средств на будущие хозяйственные издержки, также сроки их реализации устанавливает глава компании либо денежный директор подразделения.
Подотчетное лицо вправе расходовать выделенные средства строго навалом их предназначению. Передавать либо обмениваться выделенными деньгами, подотчетными лицами меж собой запрещено.
Сотрудник, потративший вверенные ему авансовые средства, должен предоставить подробный отчет о издержек, к которому должны быть приложены все доказательные документы (различные чеки и проездные билеты).
Предназначение приказа
Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:
- лицо либо несколько лиц имеющих право на получение авансовых валютных средств с бюджета компании;
- период времени, на который выделяется задаток;
- цель, для которой предоставляются средства;
- предел навалом размеру выдаваемых денег.
Хорошо составленное распоряжение является главным документом, согласно которому выдаются валютные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого дела к финансам компании. Данные средства смогут выделяться подотчетному трудящемуся, если же он производит последующие деяния в пользу компании:
- рабочая странствие (командировка). Заток делается для проживания и питания командированного лица;
- представительские издержки. В своё время заключаются соглашения, либо осуществляются разные презентации и маркетинговые акции;
- приобретение ГСМ (горюче смазочных материалов), также остальных материалов либо оборудования для компании;
- хозяйственные издержки. сюда включают приобретение канцелярии, защитные средства и остальные;
- научные экспедиции.
Потому для точного учета денежных средств организации, издается приказ о предназначении ответственного лица, которое вправе распоряжаться выделенными средствами компании.
Правильное формирование приказа
Бланк распоряжения разрабатывается каждым структурным подразделением персонально, и является внутренним нормативным актом. Таковой документ в неотклонимом порядке должен быть утвержден лишь главой компании. При его отсутствии, и по мере необходимости приказ о подотчетных лицах может подписать 1-ый заместитель управляющего навалом денежным вопросцам, другими словами денежный директора либо основной экономист.
В приказ может врубаться хоть какой трудящийся компании, которому выделяются валютные суммы на разные нужды компании, таковым образом, он становиться подотчетным лицом.
Распоряжение о подотчетном сотруднике, обязано содержать последующую информацию:
- заглавие организации и структурного подразделения, если же таковое имеется;
- номер приказа и дата подписания локального документа;
- список сотрудником, которые назначаются подотчетными лицами. В этом случае нужно показать их фамилии, имена и отчества, также указать тот или иной должность занимают;
- сведения о наибольших суммах, которые смогут предоставляться любому подотчетному сотруднику персонально;
- точное предназначение выданного подотчетного аванса;
- период времени, на которое предоставляются денежные средства;
- срок формирования отчета и его предоставления;
- подпись главы организации, его фамилия и инициалы;
- ознакомительная подпись назначенного подотчетно лица.
Особое внимание при формировании распорядительного документа обязано уделяться отображению того, что определенный работник получил право распоряжаться выданными средствами лишь нате цели, которые были предусмотрены расходными пт, и на кои ему были выданы авансовые средства.
Потому подотчетное лицо, получившее валютный аванс является вещественно ответственным. И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с сиим назначенный ответственным, работник не имеет возможности даровать, продавать либо передавать полученную наличность иным физическим либо юридическим лицам. Потому что она употребляется только навалом прямому предназначению, обозначенного в приказе.
Эталон распорядительного локального акта компании:
Структурное подразделение «Ветка»
Адресок: Русская Федерация, Ставропольский край, г.Буденовск, ул. Пожарников, 157
П Р И К Ах З
От: «18 апреля 2017» года №135-к
«О предназначении подотчетного лица»
Для соответствующего учета расходования валютных средств
П Р И К Ах З Ы В Ах Ю:
1. Подина отчетные денежные суммы предоставлять заместителю директора навалом хозяйственным и соц вопросцам Никитюку Валерию Павловичу.
2. Сотрудникам бухгалтерского отдела производить выдачу наличных средств с кассы подразделения обозначенному выше подотчетному лицу, лишь навалом письменной заявке, с указанием требуемой суммы и ее предназначением.
3. Основному бухгалтеру Никоркиной Валентины Степановны установить контроль за своевременное и правильное предоставление отчетов.
4. Заместителю директора навалом хозяйственным и соц вопросцам Никитюу Валерию Павловичу:
- расходовать приобретенные авансовые деньги строго навалом их прямому предназначению;
- сформировывать и представлять отчеты о затраченных подотчетных денежных суммах в течение 3-х рабочих дней, далее их использования.
5. Ответственность за свойство выполнения реального приказа возложить на головного бухгалтера СП «Ветка» Никоркину Валентину Степеновну.
Директор
Структурного Подразделения «Ветка»
ПАО «Гиацинт» (подпись) Мочалов Г.И.
Формирование отчета о затраченных авансах
Информация на что, тот или иной образом, и кода были потрачены выделенные авансовые суммы лещадь отчетному сотруднику, оформляется и подается в денежный отдел организации в виде отчета. К данному отчету должны прилаживаться оригиналы всех имеющихся доказательств, это могут являться:
- разные чеки и счета. Подтверждающие издержки на закупку материалов и оборудования для организации, также оплаты питания и проживания, в возникнувшем случае если же сотрудник находился в командировке либо научной экспедиции;
- различные проездные билеты. Это могут являться билеты, как городского транспорта, так и меж городского и зарубежного предназначения;
- командировочное свидетельство. Которое обязано быть заверено надлежащими подписями и влажными печатями. При его наличии командированному лицу выплачиваются дневные.
Пункт 6.3 «Указаний о правилах ведения кассовых операций» №3210-у от 11 ноября 204 года регламентирует предоставление авансового отчета от подотчетного лица не позже чем через три рабочих денька:
- навалом окончанию срока, на который выделялись валютные средства;
- с первого рабочего денька, далее неожиданных событий (больничный лист, отпуск, и остальные предпосылки).
Скачать бланк приказа о предназначении подотчетных лиц
Пункт 26 распоряжения №749 от 13 октября 2008 года «о служебных командировках» показывает на непременное предоставление отчета в бухгалтерию организации в течении 3-х дней, отсчет начинается со последующего денька далее возврата с экспедиции.
В нашем материале мы тщательно разглядим про наполнение бланков серьезной отчетности.
Тут вы узнаете, что такое консолидированная отчетность и кто несет ответственность за ее ведение.
Наиболее тщательно о том, как начисляется аванс, вы узнаете в нашей статье.
Период, на который ответственное лицо получает средства компании, должен указываться в его заявлении на имя главы компании. Крайний, в свою очередь утверждает требуемую сумму, и устанавливает определенный срок сдачи авансового отчета.
Для верного указания периода, на который требуются авансовые средства, почти все экономисты рекомендуют составить определенный документ, в каком будут отражены рекомендуемые периоды для обычных потребностей компании. Непременно необходимо предоставлять в бухгалтерию вкупе с отчетом, оставшуюся валютную сумму, которая предназначалась нате либо другие цели.