Как составить отчёт о проделанной работе — mo-market

Практика анализа рабочего потенциала служащих с целью более действенного распределения производственной перегрузки существует наиболее 2-ух веков. Отчёт о проделанной работе помогает руководителям более много и объемно оценить продуктивность работы отдельного сотрудника либо целого отдела (направления) за установленный отчетный период.

Отчет быть может затребован в один момент, либо установлен порядок его представления с определенной периодичностью. По сути ничего особо сложного в составлении отчета нет. Обычно, бывалые сотрудники имеют в припасе заблаговременно заготовленные шаблоны документа. Для тех, кто столкнулся с данной неувязкой в первый раз, будет полезна реальная статья.

Законодательные базы отчетности

Пользуясь своим исключительным правом начальника, руководители всех уровней требуют от подчиненного персонала предоставления письменных отчетов о результатах выполнения тех либо других мероприятий.

Невзирая на то, что в понятии фактически всякого гражданина плотно заложен стереотип «недельных, месячных, квартальных, годичных и т. д.» отчетов, законодательной базы они, обычно, не имеют. Ни в каком законодательном акте Русской Федерации не отыскать твердой формы документа либо упоминания о необходимости его составления отдельными категориями служащих.

Зная о этом, управляющий может прописать обязанность постоянной отчетности во внутренней аннотации работника. Составить грамотный отчет еще проще, чем обосновывать руководителю безосновательность его требований, в индивидуальности если же должностные обязанности производятся безупречно и письменный отчет может это только выделить.

В любом случае, составление отчета просит познания простой структуры документа и главный включаемой в его состав инфы.

Полезность для управляющего

Единожды составив подробный и грамотный отчет, потом можно воспользоваться им, как шаблоном, для минимизации затрачиваемого на его составление служебного времени. Если, предположим, в руководстве есть сотрудники, руководящие подотделами либо структурными подразделениями основного направления, еще проще будет составить документ на основе обобщенного отчета всякого изо их.

Исходя из убеждений стратегического планирования и управления созданием постоянная отчетность всех сфер организации владеет последующими плюсами:

помогает в организации неизменного контроля за исполнением должностных обязательств сотрудниками компании;
методом сопоставления отчетов различного периода времени дозволяет объективно рассматривать заслуги и недоделки как отдела полностью, так и отдельного сотрудника а именно;
дозволяет всесторонне оценить полноту принятия мер для заслуги определенного результата либо степень рвения всякого сотрудника в выполнении намеченных целей;
ведет к естественному поддержанию уровня трудовой дисциплины в рабочем коллективе и увеличивает обязательность отдельных категорий служащих;
является неплохим показателем обоснованности либо безосновательности оплаты труда всех категорий служащих, отделов, управляющих на местах;
отлично подступает для подготовки расчет-обоснования истребования денежных средств на грядущий календарный (денежный, отчетный) период;
для сотрудника составление грамотного отчета с отображением главный сущности выполненных мероприятий без излишних подробностей может стать показателем возможности хорошо и доступно излагать ход собственных мыслей.

Плюсы постоянной отчетности для сотрудника

Кроме положительных моментов, извлекаемых изо отчетов руководителями всех уровней, рядовой исполнитель, радиво относящийся к выполнению собственных обязательств, также имеет несколько преимуществ в составлении отчетности.

К главным преимуществам можно отнести:

наиболее «тесноватая» работа конкретно с управляющим, совместное обсуждение аспектов и тонкостей производственных действий, как результат, наиболее глубочайшие познания о собственном направлении деятельности и постоянная их демонстрация конкретному начальнику;
стремительно развивающаяся самодисциплина и привычка работать мастерски и стремительно. Подобные свойства тяжело приобретаются, но ценятся в хоть какой отрасли;
возможность к самостоятельной и критичной оценке собственной деятельности, свой анализ и увеличение эффективности трудового денька;
наиболее прогнозируемый и справедливый служебный рост тех служащих, которые вправду приносят пользу организации.

Читайте также! Как сдавать отчетность без налогу на имущество организаций в 2020 году

Виды отчетов

Немало своим чертам, содержанию, форме отображения инфы и периодике предоставления отчеты различаются на:

Повторяющиеся – еженедельные, каждомесячные, ежеквартальные, годичные и остальные отчеты, направляемые управлению со строго определенной периодичностью.

Неожиданные – отчеты, затребованные управлением по конечным результатам служебного разбирательства, привязанные к выполнению отдельных поручений либо инициированные в итоге информирования начальства о нерадивом выполнении должностных обязательств отдельным сотрудником либо отделом.

Денежные – предоставляются всеми сотрудниками без возвращении изо служебных командировок либо как обоснование трат денежных средств в интересах организации (например, отчет о расходовании валютных средств на покупку канцелярских принадлежностей либо хозяйственного инструментария).

Текстовые – отчеты, предполагающие рассказ на требуемую тему в вольной форме. Обычно, применяется в организациях, не связанных с точными данными, к примеру, отчет о результатах презентации новейшей книжки известного создателя, о результатах проведения собрания и т. д.

Отчеты статистические – обычно, используются для визуализации приходно-расходных операций либо динамики производственного процесса, выраженной в цифрах либо графическом изображении. Имеют все шансы смотреться, как цифровая таблица с отражением статистических данных либо как диаграмма роста/падения уровня определенного продукта либо актива.

Типовая структура отчета

Одного подхода к написанию отчета не существует. Также как личная авторезюме сотрудника, отчет о проделанной работе будет зависеть от огромного количества причин.

Как указывает практика, более применимой формой обобщенного шаблона служит структура, содержащая последующие данные:

Вводная часть. Обычно, в ней перечисляются начальные данные – тот или иной задачка и в котором объеме была поставлена, обстановка на момент получения задачки, выводы изо оценки обстановки, принятое решение на исполнение задач, имеющиеся силы и средства, способы действия и возникавшие проблемные вопросцы, достигнутый итог.
Основная часть. В главный части детализируется весь ход выполнения мероприятия:
- предварительные мероприятия, направленные на гарантированное достижение хорошего результата;
- последовательность шагов в реализации намеченных целей – проведенные встречи, командировки, изученный материал, вербование посторониих профессионалов и прочее;
- конкретизация появившихся заморочек, без чьей вине они появились, задействованные административные ресурсы, принятые меры без локализации проблематики;
- развернутое описание достигнутого результата с отражением наличия/отсутствия заморочек.
Заключительная часть – описание приоритетности первоочередных мероприятий для недопущения схожих заморочек впредь, отражение личных наград всякого принявшего роль в решении трудности сотрудника.

К общим правилам дизайна документов можно отнести:

не нужно писать длинноватые предложения со обилием сложных оборотов речи;
разбивать текстуальную часть отчета на смысловые абзацы без три – 5 маленьких предложений в любом;
если, предположим, в тексте есть таблицы, графики, картинки, их нужно расположить на страничке так, чтоб она не обрывалась и исключить «висящие» строчки;
рядом с графиками и диаграммами принято оставлять пространство для пометок и уточнений управляющего.

Читайте также! Новейшие ограничения без использованию патентной системы налогообложения

Не лишим будет указать собственное видение сложившейся ситуации и советы управлению без более приоритетному направлению деятельности.

Если же отчет является не первым и подобные документы уже составлялись без данному направлению ранее, неплохим тоном будет дополнение отчета приятным графиком, визуализирующим динамику конфигураций подотчетного вопросца со временем.

В возникнувшем случае наличия документов, подтверждающих изложенные факты (письма, благодарственные листы, зарегистрированные документы, счет-фактуры, публикации в прессе и прочее), их копии прилагаются к отчету отдельным разделом. При появлении заморочек с самостоятельным составлением эталон обычного (типового) отчета, пригодного около большая часть решаемых задач, можно скачать с веб ресурсов профильной темы.

Скачать бланк отчета о проделанной работе сотрудника и эталон его наполнения

Порядок представления

Отчет формируется без разделам в порядке логического выполнения задачки и печатается на обычных листах формата А4. Листы сшиваются в папку и нумеруются, начиная с листа, последующего за титульным.

В своё время полный {набор} документов для отчета сформирован, его, зависимо от принятого в организации порядка, передают на регистрацию в делопроизводство либо несут конкретно руководителю.

Если же есть основания считать, что приготовленный материал пригодится руководителю для собственного составления отчета за компанию, к картонному варианту прикладывается носитель инфы с электрической копией отчетных документов.

Особенного дела просит отчет, предоставляемый в виде презентации. Она рассчитана, до этого всего, на графическое выполнение материала. Готовить ее можно в любом комфортном программном обеспечении.

При отработке слайдов основной упор нужно созодать, до этого всего, на доступность отображения инфы в зрительном режиме, текстовые блоки врубаются в слайд только для пояснения и в очень сжатой форме. В остальном структура презентации фактически не различается от обычного отчета.

Ошибки при составлении

Людской натуре присуще свойство преувеличения личных наград либо лишняя их детализация. Напротив, отдельные группы людей имеют все шансы посчитать, что подробное описание хода решения трудности либо выполнения плановых задач – избыточное, довольно лаконичного отображения достигнутого результата.

Более частыми ошибками, встречающимися при написании отчетов, являются:

Отсутствие в отчете упоминания о предмете отчета – поставленной задачки, решаемом вопросце, совершенно отображения первопричины составления документа.

Отсутствие предложений без решению подобных задач в дальнейшем отчетном периоде и советов без недопущению выявленных заморочек на будущее.

Изложение материала в вольной, лишне расплывчатой форме, изо которой нереально совершенно точно установить виноватых и отличившихся лиц, отсутствие конкретики в принятых решениях, используемых мерах и сделанных действиях.

Отсутствие анализа динамики конфигураций – в возникнувшем случае, если же отчет является повторяющимся и типовым, к примеру, о количестве реализованной продукции за прошедший месяц.

Отсутствие отражения собственного видения трудности (если же была неувязка) либо предложений без увеличению эффективности производства. Даже если же сотруднику кажется, что его предложения не достаточно кого заинтригуют либо будут не в строку, отразить их все таки следует. Отсутствие предложений быть может воспринято управлением, как безынициативность сотрудника с следующими нелицеприятными для карьеры выводами.