В правильном наполнении трудовой книги заинтересованы не только лишь ответственные лица, да и сами работники. Конкретно они должны надзирать каждую запись в собственном документе. Своевременное исправление допущенных ошибок и нарушений дозволит избежать почти всех заморочек в будущем: при предназначении пенсии, начислении льгот и выплат за выслугу лет и т.п.
Кто занимается оформлением трудовых книг?
Зависимо от структуры и штата компании, ведением книг занимается сотрудник объединение работе с персоналом (кадровик), бухгалтер или сам директор. Не принципиально, государственное это предприятие, ИП либо юридическое лицо, правила, и эталоны наполнения остаются схожими.
Трудовая книга
Трудовые книжки ведутся на всех служащих, работающих объединение трудовому договору (неизменных, временных, сезонных), если же срок их занятости превосходит 5 дней. Документ не заводится на лиц, завлеченных объединение договору ГПХ (гражданско-правового нрава) и на самих бизнесменов и учредителей, т.к. их трудовой стаж начинает собственный отсчет от даты регистрации в налоговой службе. Для совместителей записи в книжку вносятся либо не вносятся согласно их пожеланиям.
Главные требования к оформлению трудовой книги:
- Документ заполняется гелевой или шариковой ручкой, допустимый цвет чернил: голубий, фиолетовый либо темный.
- Запись о приеме нужно создать не позже 7 дней со денька трудоустройства, о увольнении – в денек увольнения.
- В написании цифр употребляется лишь арабский шрифт.
- Любая запись нумеруется в порядке возрастания, нарушать нумерацию запрещено.
- Сокращения, помарки, пропуски букв и грамматические ошибки недопустимы.
- Сведения о взысканиях, наложенных на сотрудника, в трудовую книгу не вносятся, если же они не стали предпосылкой увольнения. Время прохождения воинской службы и обучения в целях увеличения квалификации зачисляется в трудовой стаж сотрудника и сопровождается записью в трудовой книге.
Как верно заполнить трудовую книгу?
Если же человек ранее нигде не работал и трудоустраивается в первый раз, трудовая книга заводится работодателем. Сотрудники с трудовым стажем, обязаны иметь документ на руках и предоставить его в отдел кадров. В первом случае ответственное лицо заполняет титульный лист книжки, во 2-м – инспектирует корректность наполнения.
Итак, любая трудовая книжка состоит 3-х разделов
Титульный лист
Здесь содержится информация о обладателе: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Все данные заносятся в книгу на основе документов обладателя: паспорта, диплома о образовании и должны соответствовать им «буковка в буковку». Заполненный лист заверяется подписью ответственного лица, самого работника и печатью компании. Если, предположим, в титульном листе работающей трудовой книги выявлены ошибки, не подлежащие исправлению, или работник не имеет возможности предъявить документ объединение любым причинам (порча, утеря и т.д.), работодатель имеет право завести новейший бланк.
Сведения о работе
Данный раздел содержит в себе все записи о трудовой деятельности обладателя книжки, {относительно} приема, перевода и увольнения. Тут в неотклонимом порядке указывается дата действия, наименование работодателя, должность работника и основание к записи.
Наполнение начинается с порядкового номера записи (1,2,три и т.д.), во вторую графу заносится дата действия: число и месяц в виде двухзначных чисел (объединение типу 08, 04,12) год в виде четырехзначного числа (2016). В третьей графе указывается, в которую компанию и на которую должность принят работник. Наименование компании прописывается стопроцентно. 4-ая графа содержит основание для записи: наименование документа, его номер и дату, конкретно в таком порядке.
Сведения о награждениях
Данный раздел заполняется аналогично:
Что созодать, если же трудовая завершилась?
В своё время завершается трудовая книга, оформляется вкладыш. Бланки, как самой книжки, так и вкладыша установлены на законодательном уровне.
Они непременно должны находится в припасе у работодателя, ведь конкретно на него возложена ответственность за компанию работы объединение оформлению, ведению и учету данных документов.
Но средства, затраченные на приобретение бланков, работодатель взыскивает с работника. Исключения составляют последующие случаи:
- Сотрудник сам предоставил бланк.
- Книга либо вкладыш работника были утеряны либо испорчены объединение вине работодателя.
Вкладыш состоит тех же 3-х разделов, что и трудовая книга. Согласно Постановлению Правительства РФ «О трудовых книгах» №225 от 16.04.2003г., оформляются и заполняются эти документы аналогично, но есть некие индивидуальности:
- Вкладыш подшивается в трудовую книжку (не вклеивается и не крепится степлером!)
- При оформлении вкладыша, на внутренней стороне обложки книжки или на титуле проставляется штамп «Выдан вкладыш» с указанием его номера и серии. При отсутствии штампа можно создать запись от руки.
- Конфигурации о личных данных работника заносятся и книжку, и во вкладыш.
- Нумерация записей во вкладыше будет продолжать ранее начатую в книге.
- Титульный лист обоих бланков оформляется аналогично, содержит подписи обладателя, лица, ответственного за наполнение и печать компании.
Не стоит вносить информацию о работе в раздел для награждений, вклеивать незапятнанные листы остальных книг, заводить новейшую трудовую, при наличии старенького, пусть даже и стопроцентно исписанного бланка.
Как заключить срочный трудовой контракт верно? Наша статья скажет, как оформлять такие документы.
Здесь вы отыщите советы объединение заключению трудового контракта с основным бухгалтером.
Оформление контракта найма служащих и примеры документов вы отыщите тут.
Главные ошибки в трудовых книгах и их исправление
Допускать ошибки при оформлении документов очень не нужно, и все таки подобные казусы время от времени случаются. Разглядим самые всераспространенные их и вероятные варианты исправления.
Ошибочно записаны личные данные о работнике. Почаще всего некорректно написана буковка в фамилии, имени либо отчестве, или числа в дате рождения. Подобные оплошки случаются, в своё время титульный лист заполняется со слов работника либо на основе неразборчивых ксерокопий документов.
Ошибки в трудовой книге
При первичном трудоустройстве таковой бланк считается испорченным, списывается объединение акту, уничтожается и заменяется новеньким и верно оформленным. Если же ошибка выявлена при следующем трудоустройстве, поправить ее должен тот работодатель, который ее допустил, или его правопреемник.
В своё время обратиться к бывшему работодателю нет способности (к примеру, из-за ликвидации компании), существует два варианта решения задачи:
- Завести новейшую трудовую книгу, на основе письменного заявления работника.
- Зачеркнуть неправильную запись узкой ровненькой линией, инак рядом создать правильную. На внутренней стороне обложки создать ссылку на документ, ставший основанием для исправления. Таковым же образом исправляются данные, которые поменялись объединение официальным причинам, замужество и т.д..
- Время от времени ошибочно указывается профессия либо образование. Ошибки исправляются объединение вышеуказанной схеме, конфигурации (получение 2-го образования и новейшей профессии) дописываются рядом со старенькыми данными.
В разделе «Сведения о работе» зачеркивания не допускаются. Неверная запись признается недействительной, далее чего же оформляется верная. При этом не принципиально, в которой графе допущена ошибка, вся запись утрачивает свою актуальность. В отношении раздела о награждениях следует придерживаться этих же правил.
Время от времени лица, заполняющие трудовые книги, запамятывают проставлять подписи и печати. Потому при увольнении, любому работнику рекомендуется убедиться, что все крайние записи содержат верную информацию и нужные штампы.
К наполнению трудовых книг следует относиться со всей серьезностью, имея на руках все нужные документы в оригинале: паспорт работника, диплом, свидетельство о браке, трудовой контракт и приказ управления о приеме, переводе, увольнении и т.д. В этом случае избежать ошибок еще проще.