Экспериментально подтверждено: если же нередко совершать одну и ту же последовательность действий, к примеру, раз в день до выхода выключать электроприборы и запирать дверь, трудно вспомянуть, совершались ли эти деяния в определенный денек. Чтоб иметь уверенность в том, что выполнены все нужные операции, следует применять чек-лист. Это пристижное слово значит проверочный перечень, заходить в который имеют все шансы предметы либо деяния. Ровно по нему человек инспектирует, все ли сделал, чтоб не запамятовать либо не пропустить что-то принципиальное, не совершить ошибок.
Полезность чек-листов
Проверочный перечень – нужный инструмент для совершенствования самодисциплины и увеличения профессионализма. Его достоинства в последующем:
Сферы и методы внедрения
Одной с первых отраслей, где стали употребляться чек-листы, была авиация. На людях, работающих в данной сфере, лежит большая ответственность, и ценой ошибки имеют все шансы стать людские жизни. И хотя бывалые пилоты и техники назубок знают, что им необходимо созодать, они прогоняют свои деяния до чек-листам.
Сейчас чек-листы обширно используются в компаниях фактически хоть какой сферы. В особенности животрепещущи они для тех служащих, чьи ежедневные деяния можно уложить в обычный метод. Такие листы используются при общении с клиентами рекламщиками, спецами до продажам, работниками колл-центров. Помогают контрольные списки и тем, кто готовит документы: бухгалтерам, юристам, спецам до тендерам и почти всем иным.
Другое применение чек-листов — проведение проверок, что интенсивно вводят в свою деятельность контролирующие органы. К примеру, Трудовая инспекция употребляет списки контрольных вопросцев до охране труда. Это чек-листы утвержденной формы, которые неотклонимы к применению инспекторами при проведении проверок. Списки размещены — до ним работодатели имеют все шансы пройти самоконтроль, узнать проблемные моменты и убрать недочеты, не дожидаясь штрафов.
Подобные опросники разработаны и для проверок в сфере воззвания фармацевтических средств, которые проводит Росздравнадзор. Также употребляют чек-листы пожарные инспекторы, проверяющие с Ростехнадзора, Роспотребнадзора и остальных муниципальных служб.
Принципы составления
Оформлять чек-лист лучше в виде таблицы. 1-ый столбец – пункты чек-листа, 2-ой – отметки о выполнении, буква 3-ий – заметки и примечания, в каких по мере необходимости указываются возникшие задачи и аспекты. В предстоящем они имеют все шансы употребляться в хорошем качестве базы для составления новейшего перечня, в каком будут учтены недочеты первого. При составлении листов советуем направить внимание на ряд моментов.
Один лист — один процесс
Недозволено соединять воединыжды в один пункт несколько дел. Процесс следует разбить на отдельные задачки. Приведем обычный пример. Если же необходимо отреагировать на справедливую жалобу клиента, можно составить последующий чек-лист:
Больше — не постоянно лучше
Если же чек-лист весьма большенный, то его эффективность понижается. В своё время в перечне дел наиболее 20 пт, исполнителю может казаться, что работы много либо она очень тяжелая. И даже если же спец понимает, что сумеет выполнить работу, приступить к ней будет психологически трудно. Потому если, предположим, в чек-листе много пт, лучше разбить его на несколько. {Тогда} сотруднику будет проще делать обозначенные задачки, буква руководителю – инспектировать и рассматривать результаты.
Краткость — сестра таланта
Неразумно применять большие и подробные описания заданий. Если же требуются подобные формулировки, обычно, пункт можно поделить на подпункты. Точности формулировок необходимо уделить особое внимание – они должны быть таковыми, чтоб исполнитель не был способным воспринять их разносторонне, что-то додумать и совершить ошибку. Ставить задачки лучше с внедрением глаголов – это даст им четкости.
Расстановка ценностей
При составлении чек-листа полезно будет отметить самые принципиальные моменты. Можно также отметить трудновыполнимые задачки либо ту с их, от удачливости которой зависит результат работы. Но игра не стоит свеч увлекаться – очень много выделенных пт быстрее помешают исполнителю сконцентрироваться на главном, чем посодействуют.
Мелочи, которые производятся на машине, вчеркивать не надо.
К примеру, если же задание, до которому составляется чек-лист, – составить форму опроса для покупателей, то не надо писать «взять ручку», «взять листок бумаги». В чек-лист следует включать лишь принципиальные пункты и задачки, о которых вправду можно запамятовать.
Опыты
Один с вариантов внедрения техники чек-листов – применять в их формулировки в прошедшем времени, как как будто все задачки уже выполнены. К примеру, контакты клиента выяснены, звонок совершен, уточнение обстоятельств недовольства проведено. Существует мировоззрение, что подобные формулировки мотивируют исполнителя на ответственный подход к делу. Но таковой подход непривычен для восприятия, потому стоит испытать оба варианта и решить, который-нибудь с их больше подступает для определенной ситуации.
Всеобщая доступность и изменяемость
Чек-лист должен быть доступен как руководителю, так и исполнителям. Нередко нужно, чтоб ознакомиться со перечнем задач и оценить, на который-нибудь он стадии выполнения, имели возможность и остальные сотрудники. Для этого комфортно применять компьютерные системы управления проектами. Сотрудникам, которые должны следить за выполнением пт чек-листа и производить контроль исполнителей, также следует выдать доступ.
Если, предположим, в процессе подготовки и использования чек-листа требуется заносить в него конфигурации, можно созодать поправки и заметки карандашом либо ручкой. Чего в своё время их скапливается очень много – стоит просто напечатать новейший чек-лист.
К редактированию перечня стоит привлечь 1-го с служащих, для которых он предназначен. Вовлеченный в процесс человек поможет указать на задачи и несоответствия. Может быть, необходимо будет скорректировать некие пункты – расставить их в другом порядке, поделить на наиболее маленькие. Чего может и что-то добавить.
Увеличение эффективности работы
Разглядим, как имеют все шансы применять чек-листы для увеличения эффективности собственной работы менеджеры до продажам. В особенности полезны подобные методы при организации телефонного общения с клиентами.
Так именуемые прохладные звонки нередко завершаются проявлением злости со стороны потенциального клиента либо сбросом звонка. Чего все поэтому, что сотрудник не вовлекает собеседника в процесс общения, не пробует заинтриговать его, буква зачитывает готовый текст. Шаблонные ответы на вопросцы либо возражения комфортны для работников, так как разрешают им не мыслить без помощи других, но клиентам поперек середыша схожий подход.
Используя чек-лист, можно организовать двухстороннее общение с вовлечением клиента в диалог, что увеличивает его заинтригованность и возможность фуррора звонка. К примеру, эталон чек-листа сотрудника отдела продаж может смотреться так:
С схожим вариантом быть может не так легко работать, как с готовым методом продаж, в каком прописаны шаблонные фразы. Но его эффективность куда выше. Обычно, клиенты ценят личный подход, и итог в виде роста продаж не принудит себя длительно ожидать.
Подведем итоги. Чек-лист – это последовательность пт, в каких перечисляются маленькие дела. В сумме они представляют собой единый метод, который ведет к принципиальной цели. Таковой перечень не классифицируется магическим решением хоть какой поставленной задачки. Но он дозволит улучшить процесс, при всем этом застраховав от большей части ошибок. Потому задуматься о применении чек-листов стоит и в ежедневной жизни, и в собственной проф деятельности.