В современных критериях ведения бизнес действий на фирмах достаточно обширно всераспространена практика внедрения авансовых отчетов.
Общие правила составления авансового отчета
Главный функцией авансового отчета является доказательство расходов, которые были понесены в связи с производственной необходимостью лицом, получившим эту сумму с валютных средств компании на определенные цели. Часто этими целями являются или командировочные расходы сотрудника, или необходимость произвести оплату продукт либо услугу, заказанные предприятием в процессе воплощения хозяйственной деятельности.
В составлении авансового отчета участвуют несколько лиц в том порядке и сроках, которые установлены управлением и нормативно-правовой документацией компании. Сначала авансовый отчет заполняет сотрудник, получивший на руки наличные средства. В своё время сотрудник заполнил свою часть отчета, он должен передать его спецу отдела бухгалтерского учета, чтоб отчет прошел проверку и был принят для предстоящего дизайна.
Формой первичной документации может служить как принятая форма АО-1, так и сделанная персонально для раздельно взятой организации.
В любом случае форма авансового отчета обязана соответствовать определенному аспекту и содержать внутри себя главные данные:
- Число и нумерацию авансового отчета;
- Заглавие организации — юридического лица;
- Количество средств, выданных подо отчет;
- Количество израсходованных средств;
- Перечень документов, которые оправдывают все расходы с приложением самих документов. Это могут являться чеки кассовых аппаратов, квитанции о оплате, затратные, счета и акты о выполнении работы либо предложения услуг.
Существует два метода дизайна авансового отчета: наполнение в картонном варианте либо в электрическом.
В возникнувшем случае, если же отчет оформляется в картонном виде, существует два типа наполнения:
- На типографском бланке от руки;
- С применением компьютерной программки и выводом документа на печать.
В обоих вариантах подписи ответственных должностных лиц на документе ставятся голубыми чернилами своими руками.
2-ой метод составления авансового отчета является наименее трудоемким, но подразумевает наличие спец системы электрического документооборота, доступ к которой есть у всех лиц, участвующих в оформлении и подписании данного документа. Потому что документ, сделанный таковым методом, является электрическим, в нем непременно должны находиться цифровые подписи всех ответственных лиц.
Авансовый отчет заполняется ответственным должностным лицом в единственном экземпляре, чего потом сдается в бухгалтерию для проверки наполнения документа и достоверности отражения хозяйственных операций. Особенное внимание бухгалтерией при исследовании авансового отчета уделяется мотивированному расходованию подотчетной суммы.
Почаще всего, выдача наличных средств подо отчет происходит или в возникнувшем случае командирования сотрудника, или для совершения разных производственных расходов, требующих личного роли сотрудника. Для примера это могут являться представительские расходы либо издержки, связанные с получением каких-то материалов.
Авансовый отчет — составляем пошагово
Первоочередным шагом необходимо заполнить ту часть авансового отчета, где должны быть указаны все прилагающиеся документы на получившиеся расходы за данный период, на который выдавались наличные средства подотчетному лицу.
В первую графу записывается номер числом порядку для всякого оправдательного документа. Во вторую графу заносится дата составления документа, подтверждающего расход. В третьей графе проставляется номер документа. Если, предположим, в документе номер отсутствует, то в графе три следует указать Б/Н, что значит – документ без номера.
В четвертой графе необходимо указать заглавие документа, к примеру Чек ККМ, и расшифровать в 2-3 словах кои конкретно расходы были произведены. В пятую графу заносится итоговая сумма документа в рублях и копейках. Если же расчеты выполнялись не в русских рублях, чего в зарубежной валюте, то сумму, обозначенную в платежном документе, следует отнести в шестую графу авансового отчета.
В итоговой строке выходит итоговая сумма всех сделанных расходов, которая складывается с сумм всех документов, перечисленных в отчете.
На последующем шаге, далее наполнения всего списка прилагаемых документов, подотчетное лицо передает авансовый отчет в бухгалтерию, где должны сверить все данные в отчете с данными в приложенных к нему отчетных документах, и выдать подотчетному лицу отрывной талон о принятии документов к учету.
Неотклонимым к наполнению является номер авансового отчета, чего датой документа является дата выдачи валютных средств в подотчет сотруднику компании.
Суммы числом любому документу должны быть указаны в рублях и копейках с подведением итога. Потом, бухгалтер проставляет соответственный корреспондирующий счет всех перечисленных в данной нам части документа расходов.
Потом бухгалтер либо сам сотрудник заполняют лицевую сторону документа, указывая все нужные реквизиты и информацию о нраве и размере грядущих расходов. Если же у сотрудника имеется переходящий остаток от предшествующего авансового отчета, он должен быть непременно указан в графе «Предшествующий аванс».
Принципиально держать в голове, что подотчетное лицо не имеет возможности взять новейшую наличность подо отчет, если же за ним считается задолженность с предшествующего авансового отчета. Если же ситуация появилась оборотная ситуация и сотруднику пришлось израсходовать личные средства для потребностей компании, то заявленный лишний расход возмещается сотруднику полностью.
В своё время все главные поля заполнены и прошли проверку, то отчет подписывается подотчетным лицом, потом бухгалтером, ответственным за данный участок работы или основным бухгалтером. На конечном шаге управляющий утверждает отчет собственноручной подписью.
Скачать бланк авансового отчета
Принципиально учесть, что срок для составления авансового отчета ограничивается 3-мя рабочими деньками с той даты, в своё время завершается срок использования наличных средств, утвержденный управляющим, или с той даты, в своё время сотрудник возвратился на свое рабочее пространство.
Служба бухгалтерского учета и отчетности должна обеспечить хранение авансовых отчетов совместно с приложенными оригиналами платежных документов течение 5 лет.
Можно ли оформить товарный чек без кассового чека и как это оформить?
Тут вы отыщите все проводки числом зарплате, использующиеся в бухгалтерии.
Какой-никакой была отчетность ИП в прошедшем году? Читайте о этом здесь.
Авансовый отчет – индивидуальности дизайна
Исходя с определения вида расходов, в строке «Предназначение аванса» следует указать, на кои конкретно цели были получены средства подо отчет. Данные о мотивированном направлении расходов должны совпадать с формулировкой в приказе на выдачу средств подо отчет.
В разной ситуации, в своё время предпосылкой получения аванса стали командировочные расходы, таковой авансовый отчет имеет некие индивидуальности дизайна и просит к для себя особенного внимания при его составлении.
Срок составления такового отчета не имеет возможности превосходить 3-х рабочих дней, с того момента возврата подотчетного лица с командировки.
Отчитываясь числом командировочным расходам, сотрудник, кроме чеков и квитанций о оплате, непременно должен приложить: командировочное удостоверение со всеми отметками, билеты до места прибытия и на оборотную дорогу, также документы, неотклонимого страхования пассажиров при перевозке.
В командировочном удостоверении обязана быть указана число, месяц и год прибытия и выбытия лица, находящегося в командировке. Записи заверяются подписью ответственных лиц числом месту прибытия и скрепляются печатью организации.
При направлении сотрудника в служебную поездку, бухгалтером компании рассчитывается сумма предполагаемых дневных расходов сотрудника. Обычно дневные выплачивают раздельно числом расходному кассовому ордеру либо в безналичной форме на пластиковую карту сотрудника, потому что это личные расходы сотрудника, которые не пригодны документальному подтверждению. Но, в неких вариантах выплата дневных делается методом составления авансового отчета и заносится в состав иных расходов.
Случается так, что сотрудник выезжает в загранкомандировку, {тогда} в форме отчета указываются данные как в русских рублях, так и в зарубежной валюте. Далее возврата с зарубежной командировки, все подтверждающие документы, составленные на зарубежном языке, должны быть переведены. Официальный перевод составляется на отдельном листке и прилагается к отчету в составе других оправдывающих документов.
В остальном, при составлении авансового отчета употребляются общие правила и требования.