Акт приема-передачи документации — требования и содержание — mo-market

С повсеместным развитием деятельности бизнес-структур, ростом взаимодействия личных организаций и муниципальных органов безизбежно повышение обоюдного документооборота. Обычно, документооборот меж должностными лицами, представителями организаций и даже личными корреспондентами предугадывает прием/передачу физических носителей инфы (в этом случае документов) река акту приема-передачи документов.

Передача документов, оформленных в виде картонных носителей графической инфы (в небольшом отличии от приобретающего популярность электрического документооборота), в индивидуальности несущих данные юридической либо денежной значимости, просит доказательства совершения операции приема-передачи. Юридическая практика насчитывает большущее количество процессуальных разбирательств, в своё время факт отсутствия документального доказательства передачи инфы либо некорректно (юридически безграмотно) составленный акт приема-передачи документов послужил поводом для проведения длительных действий, влекущих за собой утрату времени и денежных средств на судебные издержки.

Акт приема-передачи документов составляется не только лишь при отправке документов за границы административного круга производства, да и снутри самой организации. Примером тому быть может процесс передачи папок с документами, дел, рабочей и служебной документации, осуществляемый при смене должностного лица, в чьи обязанности заходит хранение и обработка определенного рода документов (работники кадровых отделов, финансисты, бухгалтера, инженеры и др.).

Главные требования к акту

Невзирая на то, что акт приема-передачи документов имеет полновесную юридическую силу (при условии правильного дизайна) и часто является единственным документом, подтверждающим финансовую (юридическую) чистоту сделки, твердых установленных требований река его разработке и оформлению нет. Бланк отрабатывается в вольной форме письменно либо с внедрением компьютерной печати в нескольких (не наименее 2-ух) экземплярах, которые заверяются подписью и печатью управляющих и выдаются любому с полномочных представителей сторон. По мере необходимости контрольный экземпляр акта подшивается в дело.

Основная сущность акта сводится к взаимному удостоверению взаимодействующими в рамках проведения сделки либо других отношений сторонами передачи пакета непосредственно обозначенных документов требуемому корреспонденту. Корреспондентами взаимодействия имеют все шансы выступать как {рядовые} граждане страны, так и представители компаний, организаций, компаний, личных структур и муниципальных органов исполнительной власти (в этом случае передача документов считается осуществляемой меж юридическими лицами и просит неких дополнений в акте).

Вне зависимости от определенного варианта передачи документов, их структуры, адресатов и других наружных данных, в целях поддержания юридической грамотности документа акт-приема передачи должен отвечать последующим требованиям:

Должен быть оформлен на картонном носителе. Допускается оформление как на обычном листе офисного формата А4, так и на специально разработанном фирменном бланке организации, компании (при содействии юридических лиц).

Должен содержать минимум инфы, требуемой для выполнения главный функции. Чрезмерное обилие не имеющих отношения к делу данных затрудняет осознание общей сущности и в предстоящем может служить точкой опоры обоюдного недопонимания.

Изложение акта обязано соответствовать служебно-деловому стилю, избегая разговорных оборотов речи.

Акт обязан иметь заглавие, отражающее его основное назначение, к примеру, «Акт приема-передачи документации денежной службы ОАО Инжиниринг».

Если же одной либо обеими взаимодействующими сторонами является юридическое лицо, возможности представителя отправителя (получателя) документов подтверждаются печатью организации, проставляемой на подписи представителя, либо способом приложения к акту заверенной копии доверенности управляющего компании.

Содержание документа

Особенные требования предъявляются к внутреннему содержанию акта приема-передачи документов. Кроме инфы, отражающей реквизиты сторон, возможности представителей и остальные служебные данные, акт предугадывает детализацию предмета передачи.

В целях безусловно-верного определения принадлежности определенного документа к инфы, отраженной в акте, он содержит:

заглавие акта и адресные данные его дизайна, для организаций – фактический и юридические адреса;
дату составления акта (она же дата подписания) и дату регистрации его в соответственном делопроизводстве (для юридических лиц);
почтовые реквизиты отправителя и получателя. При оформлении акта снутри структурной организации допускается указание фамилии, имени и отчества, должности принимающего и передающего лица;
наименования документов, передаваемых адресату (корреспонденту), так, как они указаны в служебных заголовках самих документов;
количество экземпляров всякого документа с состава общего пакета и расчет рассылки на их;
адресную принадлежность всякого документа (обычно, для всякого территориально разнесенного корреспондента сформировывают собственный {пакет документов}), но общие требования река указанию адресности это не отменяет;
данные о ограничениях в ознакомлении с вложенными документами (касается, в главном, муниципальных учреждений и представителей силовых структур). Гриф ограничения в ознакомлении (включая а при передаче документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну) кроме всего остального накладывает ограничение на требования к перевозке (пересылке) пакета документов;
количество листов всякого документа в отдельности и содержание пакета в общем;
сведения о том, оригиналами либо копиями (заверенными копиями) являются передаваемые документы;
при наличии приложений к документам (карты, схемы, слайды, магнитные носители инфы – как пример, сопроводительное письмо с приложением муниципального договора «О закупке технологического оборудования» на носителе Компакт -диски-R) данные о приложениях (вложениях в документы) указываются отдельным пт, если же таковая информация не содержится в теле самого передаваемого с приложениями документа;
по мере необходимости для увеличения достоверности передаваемых вложений указывается короткое содержание документов. Требование не непременное, производится при одновременной передаче огромного количества монотипной документации;
в возникнувшем случае, если же передается несколько схожих река типу, но разных река содержанию документов (к примеру, затратные на передачу вещественных средств и т.д.), добавочно указывается информация, непременно идентифицирующая любой определенный документ – порядковые номера, номера входящей корреспонденции, серийные номера либо инвентарные номера документов по этим данным бухгалтерского учета.

Читайте также! Объединение форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Акт приема-передачи проектной документации

Если же обычной акт приема-передачи документов составляется в вольной форме, его структура, ну и совершенно наличие определяется только взаимным желанием сторон (либо, обычно, одной — передающей стороны), то проектная документация передается река акту, форма и обязательность составления которого агрессивно регламентировано работающим законодательством.

Подо проектной документацией предполагается установленный соглашением {набор} документов, включающий в себя текстовые и графические решения, объяснительные записки, карты, планы участков, поэтажные планы спостроек, ландшафтные фото, схематические карты электро-, газо-, водоснабжения и другие документы, разрабатываемые река договору с представителем заказчика. К проектной документации также относятся начальные коды и визуализированные варианты интерфейсов приложений, программ, WEB-страниц, веб-сайтов и ядер операционных систем, распространяемых река условиям открытой лицензии.

Передачей проектной документации считается процесс выполнения одним лицом (в большей степени исполнителем, инженером, дизайнером либо проектировщиком) ряда обязательств река разработке и предстоящей выдаче результата собственной работы лицу, финансировавшему (инициировавшему) проектные изыскания (заказчику, клиенту).

Процесс передачи

Далее разработки всего пакета установленной контрактом проектной документации представители компании-разработчика передают {пакет документов} заказчику либо отправляют его почтовым отправлением с извещением о вручении. Аспектом работы конкретно с проектной документацией является возможность ее многократной пересылки. Соответственно условиям заключенного контракта компания-заказчик разглядывает приобретенный {пакет документов} (включая акт приема/передачи, справки река формам КС2,три и др.) в течение 5 рабочих дней (если же работающим соглашением не предвидено другое) с того момента официального вручения документации.

Если же по конечным итогам рассмотрения входящей документации у представителей компании заказчика не появилось вопросцев, разногласий и требующих переработки документов замечаний, то акт приема-передачи подписывается управляющим учреждения, и обязательства исполнителя (разраба) числятся выполненными в полном объеме, буква 2-ые экземпляры подписанных актов приема проектной документации и акта формы КС2 направляются в адресок управляющего компании-разработчика.

Счет на оплату сделанных работ направляется заказчику река истечении 2-ух дней с того момента получения проектирующей организацией доказательства о принятии клиентом проектной документации (датой приемки является денек подписания клиентом актов приема-передачи и акта река форме КС2). При наличии у представителей заказчика замечаний, критически влияющих на переработку всей документации, весь {пакет документов} ворачивается в адресок исполнителей с приложением списка замечаний и неотклонимых к устранению недочетов. Недочеты устраняются компанией-разработчиком на безвозмездной базе, и стоимость переработки в общую стоимость услуг не заходит.

Документальное оформление

Подготовка проектной документации к передаче заказчику не классифицируется творческим действием, выполняемым на усмотрение разрабов. Правила формирования пакета картонных (буква в отдельных вариантах и электрических) носителей агрессивно обозначены рамками восьмого пт ГОСТа Р 21.1101.2013.

Вся документация (включая и формата, большего, чем всераспространенный формат А4 – схемы, карты и т.д.) подгоняется лещадь размер А4, формируется в направленные на определенную тематику разделы согласно ГОСТа и подшивается в папки с твердым переплетом. Добавочно к картонным документам заказчику может передаваться магнитный носитель, содержащий электрические копии передаваемых документов.

Читайте также! Новенькая форма расчёта река страховым взносам с 2020 года

Файлы электрических копий также формируются в папки, согласно установленным разделам, с неотклонимым приложением сканированных копий листов документации, содержащих подписи управляющих разработки проекта. Сам сканированный (в раздельно оговариваемых вариантах редактируемый) проект заверяется электрической подписью организации.

Акт приема-передачи проектной документации — намного наиболее детализированный бланк, чем аналогичный документ на передачу других пакетов. Кроме главных разделов, содержащих, в главном, идентифицирующие предмет акта реквизиты документов, таковой акт содержит данные о полноте и качестве отработки проекта, стоимости единицы размера работ и права владения проектом.

Индивидуальности передачи

Основная изюминка, разительно отличающая процесс приема-передачи проектной документации от остальных операций с документами, заключается в передаче заказчику кроме картонных оригиналов и их цифровых копий к тому же права на собственность проекта. Умственная собственность ценится аналогично вещественным ценностям и не наименее агрессивно охраняется от неправомерного использования.

Заказчик проекта, получив результаты работ исполнителя, не сумеет фактически воплотить проект в собственных интересах, не приобретя исключительные права на внедрение умственной принадлежности разрабов. Хоть какое внесение конфигураций в проект со стороны клиента, равно также как практическое отражение его в собственной деятельности, будет расцениваться как нарушение прав автора носителя. Конкретно потому пункт о исключительном владении правами на умственную собственность проекта врубается в акт о передаче проектной документации.

Передача исполнительной документации

Исполнительная документация – особый {пакет документов}, отражающий все аспекты, нюансы и технологические требования к объекту эксплуатации. Почти всегда термин «исполнительная документация» употребляется в контексте с информационными блоками строительной темы.

Акт приема-передачи исполнительной документации – глубоко детализированный документ, являющийся защитой от юридических заморочек в итоге нарушения правил использования объектом эксплуатации, утери главных документов, характеризующих эксплуатационные либо административно-правовые нормы соглашения.

Исполнитель – подрядчик, застройщик либо другой представитель, исполняющий обязательства река ранее заключенному в взаимном порядке договору, должен передать инвестору (заказчику) весь список исполнительной документации, если же такое условие обсуждено соглашением сторон либо эксплуатация объекта без передачи документов невозможна.

Акт приема-передачи исполнительной документации, кроме общих для всех актов передачи разделов, предугадывает отражение инфы о критериях передачи пакета документов, сроках и их полноте. Весь список передаваемой исполнительной документации в неотклонимом порядке отражается в акте. При рассмотрении строительного процесса главными документами списка являются:

акты геодезического исследования участка местности, предназначенной лещадь стройку объекта;
лицензии либо другие документы, подтверждающие свойство (огнестойкость, хим сохранность и т.д.) применяемых при постройке материалов;
редактируемые схемы объекта с привязкой к сторонам света, поэтажные планы спостроек и сооружений и прочее;
акты технических испытаний оборудования, сантехнических изделий, вакуумного оборудования, проводки;
другие документы, подтверждающие верность инженерных расчетов, сохранность эксплуатации и соблюдение всех требований заказчика объекта.

Судебная практика насчитывает огромное количество примеров, в своё время отсутствие акта приема-передачи исполнительной документации (либо его небрежное составление без скрупулезного перечисления всех приложений к акту) тянуло за собой утерю принципиальных документов, отказ от ответственности со стороны исполнителя и невозможность ввода объекта в эксплуатацию, сопровождаемые большими финансовыми убытками стороны, допустившей халатность в наполнении (проверке перед подписанием) акта-приема передачи исполнительной документации.

Заключение

Акт приема-передачи документов практически во всех его разновидностях – суровый документ, гарантирующий защиту прав отправителя (получателя) и обеспечивающий чистоту сделки либо законность приема должности (если же документы передаются в рамках смены управляющего, должностного лица организации). Даже акт, оформленный на типовом бланке, скачанном с открытых источников сети веб, увеличивает достоверность документооборота и провоцирует взаимодействующие стороны к соблюдению требований работающего законодательства.

Кроме обмена документацией в рамках трудовой деятельности, разновидностью акта передачи документов является также и опись (весьдругому «реестр»), на документы, отсылаемые как ответ на запросы муниципальных инстанций (Федеральная Налоговая Служба, Служба Судебных Приставов и остальные).

Скачать эталоны акта передачи документов вы сможете на нашем веб-сайте: