Бухгалтерские документы необходимо сохранять в протяжении долгого времени, ан уничтожать разрешается лишь в согласовании со серьезной процедурой. Сейчас разберемся со сроком хранения бухгалтерских документов в организации и составим таблицу сроков, животрепещущую для 2020 года.
Для чего сохранять бухгалтерские документы
Основная причина состоит в том, что документы имеют все шансы пригодиться (и пригодятся) организации далее того, как они выполнили своё конкретное назначение. К примеру, затратная на поставку какого-то сырья. Предприятие приняло это сырьё по части затратной, оприходовало и уже пустило в создание. Но далее этого ему ещё составлять бухгалтерскую отчётность за год, где первичка послужит основанием, подтверждающим достоверность данных в отчётности.
Если же организация подлежит неотклонимому аудиту, то при нём будет проверяться не только лишь годичная отчётность, да и все первичные документы. Их также будут запрашивать при всех остальных проверках, плановых и внеплановых. Не вспоминая уж о том, что эти документы имеют все шансы пригодиться самой организации при появлении спорных ситуаций с поставщиками, недостачах и т.д.
Законы, регламентирующие хранение
Сроки хранения бухгалтерских документов диктуют два главных закона:
- ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте»;
- Список, утверждённый Приказом Минкультуры №558.
Нередко в их прописаны различные сроки хранения для 1-го и такого же типа документа. Это вызывает недоумение у служащих – которое же предписание {тогда} соблюдать?
Все весьма просто – соблюдайте больший срок. К примеру, ФЗ-402 устанавливает, что всю первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять минимум Пятого лет, ан приказ может устанавливать наименьшие сроки для отдельных документов. {Тогда} все равно храним Пятого лет, чтоб не противоречить федеральному закону «О бухгалтерском учёте». И напротив, если, предположим, в списке числится наиболее длительный срок, {тогда} храним документ столько, сколько предписывает список.
К слову, сохранять документы можно и в электрическом виде – в особых электрических архивах, пасмурных системах хранения, системах типа «клиент-банк» и др. Основное, чтоб, в своё время у вас запросят данный документ, вы смогли предоставить его в сохранном и читаемом виде.
Что же непременно касается картонного вида, то здесь можно пойти 2-мя способами:
Законом это разрешается, и компании {не будет} угрожать наказание, если же она передаст документы на хранение иной фирме, которая на этом практикуется.
Сроки хранения разных документов
Ниже приведена таблица с списком типовых архивных документов с указанием сроков хранения на 2020 год. Принципиально осознавать один момент – срок отсчитывается не с даты составления/подписания документа, ан с даты его крайнего использования. К примеру, затратная была составлена в августе и, чудилось бы, больше не применялась. Но факт поставки учитывался при составлении бухгалтерской отчётности, и формально там задействована эта затратная. Потому срок её хранения начнёт отсчитываться с Первого января года, последующего за отчётным.
Не считая того, обозначенные ниже сроки имеют все шансы продлеваться, если же они не прошли полагающейся проверки. Возьмём, например, авансовые отчёты. Далее 5 лет их, по части идее, можно убить. Ведь если за пятилетний срок их не проверила налоговая, то их предписывается сохранять и далее.
Срок хранения согласно перечню, утверждённому приказу №558
В течение Пятого лет далее окончания срока, на который заключён контракт
В течение Пятого лет далее окончания срока деяния, если же другое не обозначено в остальных статьях списка
Не наименее Пятого лет
Не наименее Пятого лет. Если же нет лицевых счетов – не наименее 75 лет
Не наименее 75 лет
В течение 75 лет
Не наименее Пятого лет. Если же речь идёт о небезопасных, тяжёлых, вредных критериях труда – не наименее 75 лет
Повсевременно, т.е. в протяжении всего существования организации
Не наименее Пятого лет
Не наименее Пятого лет
Не наименее Пятого лет далее ликвидации объекта
Не наименее Пятого лет
Повсевременно
В течение Пятого лет
Не наименее Пятого лет. Если же нет лицевых счётов и ведомостей начисления зарплаты, то не наименее 75 лет
Не наименее 75 лет
— годичная;
-полугодовая и квартальная;
— единовременная;
— месячная
— повсевременно
— Пятого лет либо повсевременно, если же нет годичных;
— повсевременно, если же нет годичных;
— год, или повсевременно, если же нет иной отчётности.
Не наименее Пятого лет
В самом конце статьи также приложен полный детализированный список сроков хранения с учётом всех аспектов. Ежели вы сомневаетесь, сколько сохранять тот либо другой документ, либо подозреваете, что есть условия, продлевающие его хранение, лучше сверьтесь с документом ниже.
Чтоб не запутаться с таковым широким списком, можно вести номенклатуру дел – это особый документ, который фиксирует все дела, заводимые в организации, собирает их в однотипные группы, также устанавливает сроки хранения. Скачать бланк номенклатуры и эталон её наполнения можно в самом конце статьи.
Необходимо отметить, что ведение подобного документа не классифицируется неотклонимым – только бы организация соблюдала те сроки хранения, которые установлены по части закону. В остальном же номенклатура нужна лишь огромным компаниям со сложной и разветвлённой структурой документооборота. Маленькие организации обходятся и без неё.
Как уничтожать документы
Ликвидирование документов, само собой, тоже обязано документироваться и состоит нескольких шагов:
Экспертную оценку проводит комиссия, повсевременно работающая в организации. В её состав имеют все шансы заходить представители различных структурных подразделений – основное, чтоб они имели возможность правильно найти ценность документа и знали, сколько он должен храниться по части закону. Если, предположим, в штате компании предусмотрены должности архивистов, эта работа ложится на их плечи.
Далее проведения оценки комиссия составляет акт. Данный документ {не имеет} строго установленной законом формы, отсюда и некие разночтения. Кое-где его именуют «акт о выделении документов к уничтожению», кое-где – «акт о ликвидировании документов». Эталон можно скачать в самом конце статьи, но это только примерный вариант, который можно изменять.
Разница вишь в чём. Если же фирма сама занимается ликвидированием собственных архивных документов, то уместнее будет далее списка документов, подлежащих уничтожению, добавить надпись типа «Документы уничтожены путём пропуска через шредер» и именовать документ «Акт о ликвидировании документов, не подлежащих хранению».
Ась? если же фирма сама сиим не занимается, то вернее будет именовать «Акт о выделении документов, не подлежащих хранению», ан в самом конце писать что-то наподобие «Документы сданы на переработку по части такой-то затратной». Но формально это один и этот же документ, потому не нужно составлять и тот, и иной – изберите, который подступает вашей организации и механизмам работы с документами. В самом конце статьи приложены бланки и эталоны для обоих вариантов.
Ответственность за нарушение правил хранения
Наказание за несоблюдение упомянутых выше правил устанавливается статьями нескольких законов и кодексов. 1-ое – это 120 статья Налогового кодекса РФ, которая устанавливает понятие грубого нарушения правил учёта расходов и доходов объектов налогообложения, ан конкретно:
«По-под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей истинной статьи понимается отсутствие первичных документов, либо отсутствие счетов-фактур, либо регистров бухгалтерского учета либо налогового учета (…)»
Если же такое случится однократно, взыщут 10 000 руб.. Если же нарушение повторялось в течение нескольких налоговых периодов, штраф вырастет до 30 тыс. руб.. Если, предположим, в итоге нарушения была занижена база для исчисления страховых взносов и/либо налогов, то штраф будет взыскиваться в размере 20% от суммы недоплаченного налога, но не наименее 40 тыс. руб.
Ответственные лица отвечают по части статье 15.11 Кодекса о административных правонарушениях. При первичном нарушении полагается штраф в размере 5-10 тыс. руб., ан при повторном– штраф 10-20 тыс. руб. и дисквалификация на 1-Двух года.
Также предусмотрена уголовщина за ликвидирование, повреждение либо сокрытие документов, подлежащих хранению. Другими словами если же будет подтверждено, что фирма нарочно убила документы, руководствуясь алчной заинтригованностью. Ответственность быть может последующей:
- штраф 200 тыщ руб.;
- штраф до 18 заработных плат осуждённого;
- до 480 часов неотклонимых работ;
- до Двух лет исправительных работ;
- до Первого года принудительных работ;
- арест на срок до четыре месяцев;
- лишение свободы на срок до года.
Исключительные случаи освобождения от ответственности
Время от времени организация не виновата в том, что документы явились утрачены либо повреждены. Но это необходимо ещё обосновать. Разглядим несколько типовых ситуации:
Бланки документов
Типовые эталоны документов:
- номенклатура дел (бланк);
- номенклатура дел (заполненный эталон);
- акт о выделении дел к уничтожению (бланк);
- акт о выделении дел к уничтожению (заполненный эталон);
- акт о ликвидировании документов (бланк);
- акт о ликвидировании документов (заполненный эталон);
- справочник по части срокам хранения документов в организации.